De 'next step' in een volwaardige samenwerking
Het belang van goed opdrachtgeverschap in de ambtelijke samenwerkingsdriehoek. Om daar meer zicht op te krijgen organiseerde het WaU-spoor ‘Samenwerken in de driehoek’ het afgelopen jaar 4 ronde tafelbijeenkomsten voor opdrachtgevers van verschillende departementen. Dilemma’s en ervaringen kwamen daar op tafel en werden wederzijds herkend. In december sloten we de reeks af met een verdiepingsbijeenkomst, waarbij ook twee bestuurders uit ‘de uitvoering’ aansloten. Centrale vraag: Hoe borgen we voldoende aandacht voor de lange termijn? “Beleid en uitvoering zijn beide met de lange termijn bezig, maar dat is vaak niet verbonden. Het komt samen bij bouwen aan nieuw beleid en aan vernieuwing in de uitvoering.”
De lange termijn moet hoger op de agenda
Hoe vaak spreken de aanwezigen met hun opdrachtnemer/-gever over de lange termijn? Te weinig, luidt al snel de gedeelde conclusie. Praten over de lange termijn moet gewoner worden, op verschillende niveaus. Kees van der Burg, Directeur Generaal (DG) Mobiliteit bij het Ministerie van IenW en bestuurlijk trekker van het WaU-spoor: “Rijkswaterstaat is druk bezig geweest met haar organisatieontwikkeling in het kader van het traject “De Werf”. Ik heb recent de mobiliteitsvisie afgerond. De vraag is of beide trajecten voldoende verbonden zijn. Ik vind het wel jammer dat we op dat niveau zo weinig interactie hebben met uitvoeringsorganisaties. Ik zou wat meer met uitvoerders het gesprek willen hebben over ‘wat zie ik en wat zie jij’, en ‘hebben we hetzelfde beeld over wat dit betekent voor beleid en uitvoering?’”
Samen bouwtekening maken
De IT architectuur voor de lange termijn is bijvoorbeeld een onderwerp waar opdrachtgevers en opdrachtnemers nauwelijks over praten, zo constateren de deelnemers. “Wel op portfolioniveau - hoeveel geld en ruimte moeten we reserveren - maar niet ‘Waar bouw je aan en wat betekent dat voor je organisatie?’”, zegt Ditte Hak, DG Toeslagen bij het ministerie van Financiën.
“We koppelen architectuur altijd aan ICT”, vult Nathalie van Berkel, lid van de Raad van Bestuur van UWV en voorzitter van het Netwerk van Publieke Dienstverleners aan, “maar het gaat ook over je beleidsmatige architectuur. Hoe maak je daar samen de bouwtekening voor? Daar praten we eigenlijk nooit over.”
Gelijkwaardig gesprek
Wat is daar dan voor nodig? “Het helpt als we uit dat frame stappen van opdrachtgever en opdrachtnemer”, stelt Nathalie van Berkel. “Het idee van een serieel proces is achterhaald.”
Carsten Herstel (DG Sociale zekerheid en Integratie bij het ministerie van SZW) ziet vooral ook de meerwaarde van de eigenaar in de driehoek. ”Het is belangrijk dat er iemand let op de interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wat gebeurt daar? Iemand die op de lange termijn let.” Kees van der Burg: “Iemand die zegt: ‘Hé jullie praten helemaal niet met elkaar. Dat is ook een rol van de eigenaar, om dat te constateren.”
Opdrachtgever ‘opvoeden’
Het is vaak de opdrachtnemer die de opdrachtgever ‘opvoedt’, zo constateren een aantal opdrachtgevers aan tafel. Guido Landheer, waarnemend DG Agro bij het Ministerie van LNV: “RVO is op een gegeven moment meer gaan ‘terugbouncen’ en neemt geen nieuw werk meer aan zonder budget. Ze wijzen ons bijvoorbeeld op regelingen die te weinig gebruikt worden.” Landheer ziet eigenlijk 2 bewegingen: beleid en uitvoering die naar elkaar toe groeien en afstand houden.
“Bij nieuwe regelingen werken we samen in implementatie-units. Maar bij toezicht, zoals NVWA, houden we juist afstand, om de onafhankelijkheid van toezicht te borgen.”
‘Next step’ in samenwerking
Van Berkel ziet dit niet als opvoeden van de opdrachtgever, maar als ‘next step’ in een volwaardige samenwerking. “Je mag verwachten dat we als opdrachtnemer aangeven of we een nieuwe opdracht kunnen aannemen en welke randvoorwaarden nodig zijn. Daarbij moet je samen de puzzel leggen, met als uitgangspunt dat je snapt dat iets moet. Nauw met elkaar samenwerken, nadrukkelijk elk vanuit een eigen verantwoordelijkheid en expertise. Voor de lange termijn is dat oneindig ingewikkeld en zijn we daar nog helemaal niet aan toe. En daar moeten we denk ik snel beter in worden.”
Welke concrete stappen kunnen we samen zetten?
“Het zou gewoner moeten worden om in publieke dienstverlening - op verschillende niveaus - de vraag te beantwoorden wat we belangrijk vinden over 5 jaar”, stelt Nathalie van Berkel. Dan moeten we dat concreet organiseren, luidt de gezamenlijk conclusie. Gerichter vragen stellen over knelpunten in de uitvoering in plaats van ‘waar wil je strategisch aan werken’.
“Hiervoor gerichte momenten creëren helpt enorm”, stelt Carsten Herstel. “Bijvoorbeeld door eens per jaar in een werkconferentie met elkaar het doel te bekijken. Dan heb je een hele concrete actie, die dwingt tot het stellen van goede vragen over de lange termijn die Nathalie terecht op tafel legt.”
“Samen kijken naar de systemische vraagstukken achter de knelpuntenbrieven en standen van de uitvoering. En daarop politieke besluitvorming vragen”, luidt een van de conclusies aan tafel. “Er zijn ook vaak raakvlakken met andere organisaties, die dan niet aan tafel zitten. Om alle organisaties aan tafel te hebben als je die vraagstukken bespreekt, dàt vind ik wel de uitdaging”, geeft Ditte Hak aan.“
Jasper Wesseling, DG Fiscale Zaken bij het ministerie van Financiën beaamt dat er nog veel meer van dit soort vragen zijn die door meerdere uitvoerders en door meerdere departementen moeten worden opgepakt. “Daar moeten we echt iets aan doen. Dat is iets wat nu een probleem is en in de toekomst alleen nog maar een groter probleem kan worden.”
Christa Klijn, Programma DG Werk aan Uitvoering wijst op de winst die we als overheid kunnen behalen, door meer aandacht te hebben voor die systemische vraagstukken. Nathalie van Berkel vult aan: “Het is een samenspel tussen verschillende partijen binnen de overheid en dat maakt het ingewikkeld. Als we op de korte termijn voortgang willen zien, moeten we weten waar we op de lange termijn naartoe willen en welke keuzes daarvoor nodig zijn.”
Schaarste dwingt tot keuzes
Krapte op de arbeidsmarkt en de noodzaak tot besparen dwingen ook tot nadenken over de lange termijn. “Anders gaan we van het ene incident naar het andere”, stelt Christa Klijn. “We moeten met elkaar het gesprek aangaan over het bestaansrecht van wat we doen, wat heeft toegevoegde waarde en wat niet?”
Kortom, schaarste in budget en mensen maken dat we keuzes móeten maken in de uitvoering. “Dat vraagt een goede samenwerking”, stelt Nathalie van Berkel. “Zo zijn er vast een paar grote, overkoepelende thema’s waar we elkaar als beleid en uitvoering voor nodig hebben. Dat hoeft niet tot in detail, maar als we daar eens goed een dag aan kunnen besteden...”
Jaap van Delden (waarnemend DG Langdurige Zorg, Ministerie van VWS) wijst tot slot op het belang van keuzes maken: “Ik ben er meer bezorgd over dat er geen keuzes worden gemaakt, dan dat er verkeerde keuzes worden gemaakt. Het inzichtelijk maken van de noodzaak van keuzes zou echt helpen. Het zou mooi zijn als we daar met het programma WaU voor zorgen.”