Samenwerkingsprincipes in de driehoek: rolvastheid
Opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar dragen ieder vanuit hun eigen rol bij aan de maatschappelijke opgave. De opdrachtgever gaat daarbij over het ‘wat’ en de opdrachtnemer over het ‘hoe’. Maar wat houden die rollen precies in? Wat doe je wanneer de ander in jouw vaarwater is beland? Hoe zien de onderlinge afhankelijkheden eruit?
Een gedeeld en gelijk beeld van elkaars rol
Goede samenwerking begint bij een gelijk en gedeeld beeld van ieders rol. Of dat nu gaat over de inhoud, verantwoordelijkheden of de relatie. In veel driehoeken worden de rollen niet expliciet besproken. Hierdoor kan het voorkomen dat er verschillende beelden ontstaan over de rollen en verantwoordelijkheden. Bespreek daarom hoe je elkaars rol en taak ziet.
‘’Zo weet je niet alleen zelf waarvoor je verantwoordelijk bent, maar ook wat de ander van je verwacht en hoe je het bespreekbaar kan maken wanneer je in elkaars vaarwater zit,’’ geeft Hestia Brederode, Afdelingsmanager bij Dienst Justis en deelnemer in spoor 4. Wijzigen de omstandigheden of zijn er wisselingen in de driehoek? Bespreek dan opnieuw de onderlinge verhoudingen en rollen. Rollen kunnen namelijk veranderen of verschillen per situatie en zelfs per overleg. Zo kan het voor een Directeur-Generaal bijvoorbeeld van belang zijn om in een andere context dan de driehoek, zoals een opdrachtgevers-opdrachtnemersberaad, te benoemen vanuit welke rol hij spreekt (voorzitter van het beraad of opdrachtgever).
De eigenaar is verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van het sturingsmodel. Daarmee neemt de eigenaar het voortouw wanneer zaken niet goed lopen en maakt hij of zij vooraf duidelijk wat de verwachtingen en afspraken zijn. Daarbij moet bij spanning extra gelet worden op de rolvastheid. “Spanning kan ervoor zorgen dat bestaande afspraken over rollen en verantwoordelijkheden (onbedoeld) onder druk komen te staan. Bespreek dit niet alleen op het moment dat er spanning is, maar heb hier expliciet ook aandacht voor in tijden dat het goed loopt,’’ aldus Hestia.
Verplaatsen in elkaar, niet beslissen voor elkaar
Een veelgehoorde uitspraak als het gaat om rolvastheid in de driehoek is “ga niet op elkaars stoel zitten”, dat wordt niet altijd gewaardeerd. ‘’Verplaats je in elkaars rol, zonder op elkaars stoel te gaan zitten,’’ geeft Hestia daarom aan. “Denk met elkaar mee als er problemen zijn en probeer elkaars positie en belangen te begrijpen, maar zorg er wel voor dat de verantwoordelijkheden en beslissingsmomenten helder zijn.’’
Een belangrijk onderdeel binnen de samenwerking is om meer inzicht te krijgen in de leefwereld van de ander en de dynamiek waar die mee te maken heeft. Dit inzicht leidt onder andere tot meer begrip voor keuzes die de ander maakt. Dit inzicht kan je op verschillende manieren krijgen. “Loop een paar dagen mee, wissel een dag van werkplek en stel vragen over elkaars werkzaamheden. Verplaats je in de ander, letterlijk en figuurlijk. Dat leidt tot een betere samenwerking en komt van pas wanneer er problemen optreden.’’
Meer weten?
Neem dan contact op met wau@minszw.nl