Samenwerkingsprincipes

De 5 samenwerkingsprincipes

Om de samenwerking en sturing in de ambtelijke driehoek te verbeteren zijn 5 samenwerkingsprincipes geformuleerd en uitgewerkt gebaseerd op voorbeelden uit de praktijk. Bedoeld om met elkaar het gesprek over te voeren en te zorgen voor een beter samenspel in de driehoek. De samenwerkingsprincipes zijn een leidraad voor goede samenwerking in de driehoek. Ze klinken misschien vanzelfsprekend, het (blijven) toepassen van deze principes is echter complexer dan in eerste instantie gedacht.

Heldere afspraken

Leg afspraken vooraf vast

Het lijkt misschien een open deur, maar zorg voor heldere (proces)afspraken en leg deze vast. Maak afspraken over de inhoud én over de relatie. Het gesprek over deze afspraken aangaan kan helpen om dingen duidelijk te krijgen. Door met elkaar te werken aan een gezamenlijk stuk waarin de afspraken worden vastgelegd, kan duidelijker worden waar je het eens of oneens over bent. Wie gaat er eigenlijk over welk onderwerp? Hoe wordt er onderling afgestemd als het bijvoorbeeld gaat om het beantwoorden van Kamervragen? Wie heeft er contact met ketenpartners? En welke afspraken maken we over aanvullende taken en de financiering daarvan?

Het kan nuttig zijn om een compact relatiestatuut of samenwerkingsconvenant op te stellen. Wanneer en hoe ontmoeten we elkaar? Hoe houden we elkaar op de hoogte? Waar en hoe houden we deze gesprekken? Zo is voor iedereen in één oogopslag duidelijk hoe de samenwerking in de driehoek geregeld is en wat je van elkaar kunt verwachten.

Randvoorwaarden voor heldere afspraken

Belangrijk is dat deze afspraken worden nagekomen, ook als er sprake is van tijdsdruk of als het politiek spannend is. Bepaal samen hoe je omgaat met dit soort situaties en bespreek wat je op zulke momenten van elkaar verwacht. Wat zijn bijvoorbeeld de escalatiemogelijkheden? Of hoe communiceer je bij vertraging? Ga er niet automatisch vanuit dat de goede relatie hiertegen bestand is.

Gebruik eenduidige taal in de documenten waarin afspraken worden vastgelegd. Verschillen in taal en referentiekader zorgen er soms voor dat onduidelijk is wat er bedoeld wordt of wat er van elkaar verwacht wordt. Het ene woord kan voor de één tenslotte iets anders betekenen dan voor de ander. Voorkom onduidelijkheden door vooraf de definities te bespreken.

Gelijkwaardigheid

Ondanks dat er verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de driehoek zijn, is streven naar gelijkwaardigheid belangrijk, want gelijkwaardigheid is fundamenteel voor het opbouwen van een goede onderlinge relatie.

Gelijkwaardigheid is niet vanzelfsprekend

Gelijkwaardigheid in de driehoek is niet vanzelfsprekend door financiële afhankelijkheden en verschillende informatie- en kennisniveaus. Het is als opdrachtnemer niet gemakkelijk om nee te zeggen als je financieel afhankelijk bent van de opdrachtgever. Uiteindelijk betaalt de ander tenslotte de rekening. Tegelijkertijd hebben opdrachtgevers vaak het idee minder invloed te hebben op het proces, omdat zij over het algemeen minder kennis over de uitvoering hebben. Daarnaast kan het gebruik van bepaalde termen ook leiden tot (een idee van) ongelijkwaardigheid.

Gelijkwaardigheid versterken door kleine aanpassingen

Het gevoel van gelijkwaardigheid kun je versterken door kleine aanpassingen. Laat bijeenkomsten bijvoorbeeld afwisselend plaatsvinden bij opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar en rouleer hierbij ook het voorzitterschap. Praat daarnaast op verschillende manieren over het beleid. Praat bijvoorbeeld niet alleen over wat er nodig is voor de uitvoering van (nieuw) beleid, maar besteed ook aandacht aan de uitvoerbaarheid van staand beleid, mogelijke knelpunten daarbij en op welke wijze deze opgelost worden. Kijk ook naar de termen die je gebruikt. Passen die wel bij de rol? In de samenwerking tussen departementen en toezichthouders of zelfstandige onderzoeksinstituten is er bijvoorbeeld geen sprake van een ‘opdrachtgever’.

Ga daarnaast het gesprek aan over de gelijkwaardigheid binnen de driehoek en neem daar echt de tijd voor. Verken niet alleen op welke wijze de gelijkwaardigheid in de driehoek vergroot kan worden, maar ook waar de eventuele ongelijkwaardigheid vandaan komt. Meer begrip voor en kennis van elkaars positie kan ook een verschil maken. Door in de rol van de ander te gaan zitten, besef je snel waar knelpunten, zorg en machtsverschillen zitten.

Niet eenmalig bespreken

Praten over en het verbeteren van de gelijkwaardigheid is niet iets eenmaligs. Werk constant aan het in balans brengen van en het, wanneer er sprake lijkt van een ongelijke positie, corrigeren ervan. Praat niet alleen over de inhoud, maar ook over de samenwerking en maak gelijkwaardigheid dan een standaard onderwerp op de agenda.

Vertrouwen

Onderling vertrouwen is de motor van een soepele samenwerking. In de ideale situatie bestaat de driehoek uit een stabiel team dat moeite doet om elkaar tijdig te vinden, informeren en begrijpen. Dat draagt bij aan de transparantie in de driehoek en daarmee dus ook aan de onderlinge vertrouwensband. Een vertrouwensband opbouwen vraagt tijd. Bovendien kunnen veel situaties een flink beroep doen op het vertrouwen, zoals trajecten met verschuivende rollen, onaangename verrassingen of frustraties uit het verleden.

Vertrouwen hangt af van de persoon

Vertrouwen vind je vooral terug in de persoonlijke relatie tussen leden van de driehoek. Een vast aanspreekpunt hebben en je oprecht verdiepen in elkaars context en beweegredenen is hierbij van belang. Informele overleggen zonder (inhoudelijke) agenda kunnen hierbij helpen. Het

allerbelangrijkste is dat hier tijd voor wordt genomen, wat wel eens lastig is door de hectiek van het werk. Maak tijd om een persoonlijke relatie te onderhouden en zo vertrouwen op te bouwen.

Verras elkaar niet

Het is belangrijk om de ander niet onaangenaam te verrassen. Wat kan helpen, is om de adviezen vooraf met elkaar te delen. Open zijn over wat je als adviseur aan je directeur of bestuurder meegeeft, maar ook elkaar tijdig betrekken bij ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de opgave waar de driehoek voor staat. Zorg daarnaast voor helderheid over de wederzijdse verwachtingen.

Rolvastheid

Opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar dragen ieder vanuit hun eigen rol bij aan de maatschappelijke opgave. Maar wat houden die rollen precies in? Wat doe je wanneer de ander in jouw vaarwater is beland? Hoe zien de onderlinge afhankelijkheden eruit?

Een gedeeld en gelijk beeld van elkaars rol

Goede samenwerking begint bij een gelijk en gedeeld beeld van ieders rol. Of dat nu gaat over de inhoud, verantwoordelijkheden of de relatie. In veel driehoeken worden de rollen niet expliciet besproken. Hierdoor kan het voorkomen dat er verschillende beelden ontstaan over de rollen en verantwoordelijkheden. Bespreek daarom hoe je elkaars rol en taak ziet.

Wijzigen de omstandigheden of zijn er wisselingen in de driehoek? Bespreek dan opnieuw de onderlinge verhoudingen en rollen. Rollen kunnen namelijk veranderen of verschillen per situatie en zelfs per overleg. Zo kan het voor een directeur-generaal bijvoorbeeld van belang zijn om in een andere context dan de driehoek, zoals een opdrachtgevers-opdrachtnemersberaad, te benoemen vanuit welke rol hij spreekt (voorzitter van het beraad of opdrachtgever).

De eigenaar is verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van het sturingsmodel. Daarmee neemt de eigenaar het voortouw wanneer zaken niet goed lopen en maakt hij of zij vooraf duidelijk wat de verwachtingen en afspraken zijn. Daarbij moet bij spanning extra gelet worden op de rolvastheid. Spanning kan ervoor zorgen dat bestaande afspraken over rollen en verantwoordelijkheden (onbedoeld) onder druk komen te staan. Bespreek dit niet alleen op het moment dat er spanning is, maar heb hier expliciet ook aandacht voor in tijden dat het goed loopt.

Verplaatsen in elkaar, niet beslissen voor elkaar

Een veelgehoorde uitspraak als het gaat om rolvastheid in de driehoek is: ga niet op elkaars stoel zitten. Verplaats je in elkaars rol. Denk met elkaar mee als er problemen zijn en probeer elkaars positie en belangen te begrijpen, maar zorg er wel voor dat de verantwoordelijkheden en beslissingsmomenten helder zijn.

Een belangrijk onderdeel binnen de samenwerking is om meer inzicht te krijgen in de leefwereld van de ander en de dynamiek waar die mee te maken heeft. Dit inzicht leidt onder andere tot meer begrip voor keuzes die de ander maakt. Dit inzicht kan je op verschillende manieren krijgen. Loop een paar dagen mee, wissel een dag van werkplek en stel vragen over elkaars werkzaamheden. Verplaats je in de ander, letterlijk en figuurlijk.

Gezamenlijk opgavegericht werken

Gezamenlijk opgavegericht werken betekent dat de maatschappelijke opgave centraal zetten. Wanneer de gesprekken in de driehoek zich richten op de maatschappelijke opgave, dan ligt de focus op het overkoepelende doel en de lange termijn, in plaats van op ontwikkelingen op de korte termijn.

Opgavegericht werken vraagt om een andere houding en een ander gesprek. De aandacht in het gesprek zal moeten verschuiven van de output (wat lever je op volgens de afspraken) naar de outcome (wat wil je samen bereiken). Daarbij moet er ruimte zijn voor context en flexibiliteit. Opgaven kunnen in de loop van de tijd veranderen of kunnen door externe factoren worden beïnvloed. Het is belangrijk dat de driehoek zich hierop instelt en dat ze flexibel genoeg is om dit op te vangen.

Concretiseren in een meerjarenvisie

Het hebben van een visie die niet over één opdracht, maar over de opgaven in het algemeen gaat is cruciaal. Je kunt de gezamenlijke opgaven concretiseren in een meerjarenvisie met een meerjarenagenda, ook budgettair. Het ontwikkelingsproces hiervoor zorgt ervoor dat je nadenkt over de grote lijnen. Dat kan bijvoorbeeld door eens in de zo veel tijd bijeen te komen voor een strategische sessie. De meerjarenvisie onderdeel maken van de reguliere overleggen van de driehoek kan helpen om hier voldoende aandacht voor te genereren. Door jaarlijks een strategische sessie te organiseren, blijft het doel op de lange termijn in beeld.